Jak zařídit, aby porada byla efektivní
V každé firmě jsou porady nutností. Ale umíte je vést tak, aby nebyly jen formální nudnou záležitostí? Naučte se, jak by měla porada probíhat, aby všichni účastníci měli po skončení pocit dobře vykonané práce. Jak se vlastně pracovní porada liší od běžné diskuse? Rozdíl je především v tom, že porada by měla být předem připravená
Co je na poradě dobrého?
Většina firem má poradu jednou týdně či alespoň jednou za čtrnáct dní. Vzhledem k tomu, že to tedy není záležitost, kterou lze odbýt jednou ročně, je důležité, aby čas strávený na poradě měl smysl. Pokud je vaše porada formalitou, kde každý stroze oznámí, co za poslední týden udělal a co má v plánu dál, radši porady zrušte. Takto totiž vaší firmě nic nepřinesou. Co vlastně mohou porady vašim zaměstnancům i vám přinést? Zaprvé na poradách získáváte cenné informace o práci druhých a tudíž o výkonu celé firmy (či vašeho oddělení). Zjišťujete, zda jednotlivci zvládají stanovené úkoly a můžete řešit případné problémy. Zadruhé mohou pravidelné porady pomoci vytvářet přátelský kolektiv. Na takových setkání se vyj
Co udělat pro vyšší efektivitu porady?
Příprava
Na rozdíl od diskuse je hlavní podstatou porady připravenost. Když svoláváte radu, musíte vědět, proč se má konat. Nejde o to, abyste si odškrtli, že tento týden jste poradu udělali. Porada musí mít smysl – musí tedy mít jasný cíl. Moderátor musí vědět, co má porada přinést. Řešení problému, informování zaměstnanců... zkrátka přesně definovaný úkol, který má být na konci porady splněn. Kromě cíle je třeba mít připravena jednotlivá témata k řešení a diskusi. Účastníci porady musí předem vědět, kdy porada bude, kdo ji povede a že se týká i jich. Jinak se vám totiž může stát, že lidé, s kterými na poradě počítáte, nepřijdou.
Time management
I na poradách je plánování času důležité. Možná dokonce víc než jindy. Pokud má mít totiž toto setkání smysl, je potřeba, aby byli všichni aktivně zapojeni. A to se všem podaří lépe, když budou vědět, jak dlouho to potrvá. Je tedy třeba mít předem stanovený časový harmonogram a opravdu ho dodržet. To znamená pevně daný konec i začátek. Problém však bývá často už na začátku. Lidé zkrátka chodí pozdě. Jenže nedochvilnost některých má nejhorší dopad právě na ty poctivé. Abyste tedy nedemotivovali hned v úvodu osoby, které přišli včas, je třeba zavést pořádek. Opozdilci zkrátka musí platit za své chyby. Obrazně či doopravdy. Obrazným zaplacením může být úkol navíc, například sepsat a rozeslat zápis z porady apod. Nebo můžete zvolit finanční zátěž a spojit to s užitečným. Za každou minutu zpoždění zaplatí dotyčný pár korun. Na konci roku vybrané peníze pošlete na charitu.
Pomůcky
Díky vhodným pomůckám může porada proběhnout rychle a efektivně. Základní pomůckou je program porady pro všechny, který by měli účastníci dostat v předstihu. Pak se mohou na poradu řádně připravit a nachystat si podklady k tématům, které se mají probírat. Další praktická pomůcka je flipchart. Na tabuli můžete psát ty nejdůležitější body a především nápady na řešení jednotlivých problémů. Pokud moderátor místo flipchartu zvolí poznámky papír, ztratí v průběhu zapisování pozornost ostatních členů. Pro účastníky, kteří poradu nevedou, je však papír na poznámky dobrým doplňkem. Mohou si zde zaznamenávat myšlenky, které je napadnou v průběhu řeči někoho jiného. Až pak dostanou prostor na připomínky, nebudou muset lovit z hlavy, co vlastně chtěli říct.
Střídání moderátorů
Dobrou metodou pro úspěšnost porad je střídání moderátorů. Tak si každý vyzkouší, jaké to je, a při dalších setkáních bude solidární. Moderovat ostatní je náročná činnost a vedoucí oddělení či podniku bude jen rád, když bude moct na chvíli vysadit a být „řadovým členem“. Díky tomuto střídání také nehrozí každotýdenní monolog nadřízeného. Nejenže tedy zaměstnanci zjistí, jaké to je být v „kůži“ šéfa, ale zároveň bude moct být porada podle jejich gusta. Každý v roli moderátora nesmí zapomenout na to, že v průběhu porady je neutrální osobou, která nikomu nestranní. Pokud pořádáte porady, kterých se musí účastnit velké množství lidí, je možné najmout facilitátora. Tím je externista, který nemusí být odborník na dané téma, ale je odborníkem na lidské vztahy a vedení týmu. Takový člověk usměrňuje poradu, aby se neodchylovala od původního cíle. Také řeší situace, kdy se jednotliví účastníci dostanou do konfliktu a hrozí hádka. Všímá si emocí všech přítomných osob a koriguje, aby porada dospěla ke zdárnému konci.
Aktivita
Jak již bylo zmíněno, aktivita každého člena je podstatou porady. Pokud budou všichni mlčet a koukat do zdi, nevyřešíte nic. Jeden projev aktivity je kvalitně připravená prezentace svých úkolů. Zbytečně nezdržujte, stručně a jasně formulujte, co jste za poslední dobu zvládli, s čím máte problém a jak hodláte postupovat v budoucnu. Další známkou aktivity je snaha pomoci druhým řešit překážky, které jim přišly do cesty. Zkuste společně hledat příčiny nezdarů a směr, kudy z nich ven. Nemá smysl někomu vyčítat, co udělal špatně. Spíše si navzájem poraďte, jak to příště udělat lépe. Aktivita na poradách vám může pomoci i v osobním hodnocení. Během každé porady si alespoň jednou vezměte slovo a podělte se o své myšlenky. Ať se o vás ví. Až bude šéf vybírat, kdo dostane přidáno, nejdříve si vybaví právě ty aktivní.
Nepříjemnosti
Nezapomeňte na dobrou náladu a nadšení v týmu. Vyvarujte se nepříjemných chvil. Nenechte se vtáhnout do hádky. Zůstaňte nad věcí a ledově klidní. Konflikty nejsou nic neobvyklého, ale dá se jim předcházet. Pokud už nějaký konflikt opravdu nastane, nepřeskakujte ho bez povšimnutí. Možná tím na oko poradu zklidníte, ale v účastnících to bude dál vřít. Kvůli tomu se vám s nimi už nepodaří rozumně řešit další záležitosti a nejpozději na příští radě se problém stejně znovu objeví. Také je třeba umět si poradit s lidmi, kteří poradu brzdí. Mezi takové patří ti, co mluví bez odmlky, radí odbočují od tématu či horlivě opakují, co už bylo několikrát řečeno. Takové osoby je třeba slušně přerušit. Dále vás také mohou zdržovat účastníci, kteří stále skáčou druhým do řeči, nebo „chytrolíni“, kteří musí mít vždy pravdu a poslední slovo. Ty je potřeba umlčet větou typu: Děkuji za vaši poznámku, ale ještě jsem neskončil/a. Samozřejmě dbejte na to, aby v průběhu porady nebyli členové ponižování či pomlouváni. Kritiku řešte v soukromí s těmi, kteří podle vás udělali něco špatně.
Na závěr
Rozmyslete si i vhodné prostředí, kde se porada bude konat. V dané místnosti by nemělo být špatné světlo, vydýchaný vzduch, hluk, příliš zima nebo teplo či vrzající a nepohodlné židle. Pokud to ve vaší firmě není problém, dělejte poradu dopoledne. To jsou všichni ještě čerství a ochotní komunikovat. V průběhu porady můžete také využít techniku brainstormingu.
Pracovní porady jsou důležitou součástí vedení firmy. Bez těchto setkání byste neměli ponětí, co ostatní dělají, a váš podnik by si asi moc úspěšně nevedl. Věnujte poradám čas a využijte je pro lepší vztahy zaměstnanců i lepší chod firmy.