Fenomén Open Space a jeho proměny
V poslední dvou desetiletích opanoval větší české firmy koncept otevřených kanceláří pro velké množství lidí zvané Open Space. Postupem času se u nás stejně jako v zemi vzniku Spojených státech začínaly objevovat první známky nespokojenosti s tímto řešením.
Pracoviště ve stylu Open Space přináší zaměstnavateli na jednu stranu ekonomickou úsporu, na druhou stranu však ztrátu na produktivitě práce. Současný trend je přestavba či změna prostor za účelem snížení hlučnosti a většího soukromí zaměstnanců pro výkon jejich profese.
Výhody pro zaměstnavatele
Za vytvářením společných velkoplošných kanceláří stálo několik důvodů. Jako první hrál roli ekonomický faktor, nižší pořizovací i provozní náklady. Jeden společný prostor je levnější a stavebně jednodušší, po stránce informačních technologií je snazší sdílení počítačové sítě i některých zařízení jako kopírky či skenery. Pro týmovou práci je otevřený prostor výhodou, lze věci ihned s kolegy diskutovat. Snadná je i kontrola zaměstnanců vedoucím pracovníkem a funguje i jakási neformální kontrola ze strany kolegů, kteří jsou si stále „na očích“. Je tak omezena možnost vyřizovat si soukromé věci v pracovní době. Na první pohled by toto uspořádání mohlo vypadat jako opatření zvyšující motivaci zaměstnanců a efektivitu práce. Provozní řád může upravit fungování pracoviště a eliminovat případné třecí plochy. Pravidly lez zvýšit ohleduplnost chování na pracovišti, jako je omezení hluku, nastavení teploty klimatizace či konzumace jídel na pracovišti.
Pro koho se Open Space hodí
Otevřená kancelář nabízí výhody pro profese založené na rozvíjení mezilidských vztahů na pracovišti. V Open Space mají pracovníci možnost přímo komunikovat s kolegy a budovat osobní vazby. Přínosné je i bleskové šíření informací, dále možnost přiučit se od kolegů nové dovednosti nebo se s nimi poradit. Novým zaměstnancům je tak umožněno rychlejší zaučení se a začlenění do pracovního týmu. V některých profesích se Open Space osvědčil, například pro týmy řízení letového provozu, pro pracovníky v IT nebo pro call centra.
Dále otevřený flexibilní prostor využívají společnosti, ve kterých cirkulují zaměstnanci, mají částečný Home Office nebo jsou často na služebních cestách. Ve všech těchto případech se ale ukazuje nezbytnost vytvoření klidových a relaxačních zón, kam se zaměstnanci mohou uchýlit pro větší soukromí a odpočinek. Tyto profese v kombinaci s rušnými prostorami jsou namáhavé pro nervovou soustavu a zdraví zaměstnanců a pro posílení produktivity práce je třeba toto zohlednit ve vytvoření vhodných pracovních podmínek.
Kdy je Open Space na škodu
Pro profese, jako jsou právníci, daňoví a finanční poradci a analytici, vědečtí pracovníci, farmaceuti a zdravotníci, sociální pracovníci a další, kteří pracují s citlivými informacemi a daty klientů není Open Space vhodný ani účelný. Také lidé pracující v kreativních oborech, jako jsou zaměstnanci v reklamě a médiích, knižní redaktoři a další profese, kde je důležitý klid a soustředění uvádějí, že toto prostředí je rušivé a pro jejich profesi nepatřičné.
Přesto mnoho například vydavatelství či reklamních agentur Open Space využívá. Další příklad jsou firmy, kde v jedné velké kanceláři sedí mnoho různých a nesouvisejících profesí, s rozdílným pracovním rytmem a náplní. Zde je obzvláště znát rušivý prvek společných prostor. Také existuje množství lidí napříč všemi obory, kteří se na otevřený prostor nedokáží adaptovat a objevují se u nich časté psychické a fyzické potíže spojené se stresem.
Dopad na zdraví a práci zaměstnanců
V současnosti se lékaři setkávají s rostoucím množstvím pacientů, kteří po změně pracoviště na Open Space pociťují psychické a zdravotní potíže. Podle posledních průzkumů až tři čtvrtiny zaměstnanců v otevřených kancelářích strádají, vadí jim hluk z okolí, nemají klid na práci. Vyrušování a neustálá kontrola vede k větší chybovosti, poruchám soustředění a zvyšuje míru stresu.
Jako Syndrom Open Space (SOS) označují odborníci soubor psychosomatických potíží jako jsou bolesti hlavy, závratě, hučení v uších, zažívací problémy, bušení srdce, dechovou tíseň, zvýšený krevní tlak, únavu, úzkosti, deprese. Někteří lidé pravidelně užívají psychofarmaka, aby překonali ranní úzkost při příchodu do otevřené kanceláře.
Nové řešení pracoviště
Osvícení zaměstnavatelé nyní zadávají architektonickým kancelářím přetvoření stávajících obřích prostor na menší celky. Nově vzniklé projekty rozdělují pracovní prostor příčkami, přepážkami, paravány či mobilními zástěnami, které vizuálně a akusticky změní prostředí tak, aby se zde pracovalo příjemněji. Firmy se začínají vracet ke konceptu menších kanceláří či „hnízd“ v podobě shluku stolů pro zaměstnance, kteří jsou v pracovním týmu či spolu více kooperují. Vytvářejí tichá místa, kuchyňky s posezením a relaxační zóny, kde si zaměstnanci odpočinou od hluku a stresu a obnoví pracovní nasazení. Vznikají nerušená místo pro vyřízení důležitých telefonních hovorů či opět žádané samostatné zasedací místnosti nebo mobilní buňky pro operativní i plánované porady. Na pracoviště se vrací optimistické barvy, pohodlná křesla a zelené rostliny, klimatizaci nahrazují okna a umělé osvětlení ustupuje přirozenému světlu zvenčí.
Shrnutí na závěr
Pro zaměstnavatele otevřené kancelářské prostory znamenají sice finanční úspory a snazší dohled nad děním na pracovišti, ale ve výsledku finančně ztrácí na oslabených lidských zdrojích. Častější nemocnost a fluktuace stojí nemalé prostředky. Zejména firmy z oblasti informačních a telekomunikačních technologii v současnosti investují do odpočinkových prostor a zpříjemnění pracovního prostředí a přidávají se společnosti z dalších oborů. Návratnost v podobě vyšší produktivity práce je pádným argumentem pro změnu.
Ing. Sabina Morawitzová