Adaptační proces: Jak efektivně začlenit nového zaměstnance
První krůčky na novém pracovišti hrají významnou roli pro vytvoření vztahu zaměstnance k zaměstnavateli a přístupu k práci i ke kolegům. Nástup, adaptace a s tím spojená péče o nového zaměstnance se nazývá onboarding. Je to plánovaný a řízený proces, který umožňuje novým zaměstnancům jejich rychlou orientaci na pracovišti, zapracování, začlenění do organizace a týmu spolupracovníků. 
Součástí onboardingu je seznámení nového zaměstnance s pracovní náplní a podmínkami práce, vytváření vztahů ke kolegům, nadřízeným i k celé organizaci a formování pocitu sounáležitosti, zodpovědnosti a loajality k zaměstnavateli. Ruku v ruce se spokojeností a motivací přichází žádoucí pracovní výkon. Pokud je onboarding úspěšný, obohatí organizaci spokojený a perspektivní zaměstnanec. V případě, že se adaptační proces nezdaří, pracovní poměr většinou skončí ještě ve zkušební době. Je to pro obě strany frustrující zážitek a také nezanedbatelná finanční a časová ztráta pro zaměstnavatele. Nebo se důsledky nepovedeného startu mohou projevit později sníženým pracovním výkonem a častými absencemi zaměstnance. Na co se zaměřit, aby adaptace proběhla úspěšně a s maximálním efektem pro obě strany?
Příprava procesu adaptace
Začleňování zaměstnance do pracovního kolektivu fakticky začíná ještě před podepsáním pracovní smlouvy. Na nového zaměstnance působí již podoba a průběh výběrového řízení a veškeré další kontakty s budoucím zaměstnavatelem a jeho zástupci. Jako jeden z klíčových momentů pro vytvoření prvního dojmu se jeví slušné a transparentní jednání ze strany zaměstnavatele, odhalení všech nejasností a seznámení s plánem a cílem adaptace včetně stanovení garanta celého procesu. Pro snazší orientaci a zapracování se osvědčuje vytvořit dokument, který popisuje proces zaučování zaměstnance a jeho seznamování se s pracovní náplní, se spolupracovníky a s pracovištěm. Doporučuje se vytvořit univerzální firemní manuál neboli příručku se všemi informacemi o zaměstnavateli. Využít lze do jisté míry informační technologie (intranet, e-learning). Nedílnou součástí vstupních dokumentů by měl být podrobný popis pracovní náplně, kompetencí a odpovědnosti a písemné vyjádření finančního ohodnocení.
Zahájení spolupráce
Důležitým a bohužel někdy opomíjeným momentem počátku adaptace je uvedení zaměstnance na pracoviště. Této úlohy by se měl ujmout nejvýše postavený manažer a měl by oficiálně „předat“ nového zaměstnance jeho přímému nadřízenému, představit budoucím kolegům, vyjádřit mu důvěru a popřát pracovní úspěchy. Je to slavnostní a důležitá chvíle, která odstartuje proces orientace, zaučování a začleňování zaměstnance. V prvních dnech nastává čas na komentovanou prohlídku pracoviště a prostor, ve kterých sídlí organizace. Dále na vyřízení potřebných formalit na personálním a mzdovém oddělení. Firemní příručka poslouží k předání informací o vnitropodnikových normách, firemní strategii, kultuře i dress code, a také o zaměstnaneckých benefitech. Tento soubor vstupních dokumentů tvoří základní informační balíček. Následuje seznámení s pracovním řádem, sociálně-hygienickými podmínkami (umývárny, šatna, WC, pitný režim a občerstvení), dále proběhne školení bezpečnosti práce a požární ochrany. Zaměstnanci je přiděleno pracovní místo a vydáno zařízení potřebné k výkonu práce (počítač, stůl, nářadí, ochranné prostředky atd.). V případě zaškolení je vytvořen individuální vzdělávací a časový plán a přidělen školitel či mentor, který zaměstnance instruuje a nenápadně dohlíží. Opomenout nelze ani schopnost mentora nadchnout nového člověka pro společnou věc. Pro celý proces adaptace je jmenován garant, nejčastěji přímý nadřízený, který koordinuje a kontroluje plnění adaptačního plánu. Vliv na hladké začlenění má také celková atmosféra v organizaci, firemní kultura i praktické uspořádání a estetika pracoviště. Potřebné pro úspěšnou adaptaci je vyjádření respektu novému zaměstnanci, vstřícné přivítání kolegů a nadřízených a nezbytná informační a psychická podpora. Samozřejmostí by měla být otevřenost zaměstnavatele zodpovědět dotazy a přijmout náměty zaměstnance, a to jak ke znění pracovní smlouvy, tak k plánu a průběhu adaptace a dalším dokumentům obsaženým ve vstupním balíčku.
Adaptace a zkušební lhůta
Po nástupu zažívá zaměstnanec mnoho změn a nových situací, získává množství informací, zvyká si na nové prostředí, lidi a pravidla a podle svých možností se přizpůsobuje (adaptuje). Zde je podstatné poskytovat množství kladných podnětů a povzbuzení. Na kvalitě adaptace záleží nejen spokojenost zaměstnance a rychlá orientace na pracovišti, ale také zahájení práce a dosažení plné pracovní výkonnosti. Nejpozději po prvním měsíci je užitečné udělat bilanci toho, jak spolupráce probíhá, a jak si nový člověk vede. Může proběhnout hodnotící pohovor s garantem a současně zjištění zpětné vazby od kolegů a nadřízeného, pokud on sám není garantem. Účelem je zjištění postřehů a pokroků, také včasné podchycení možných potíží a starostí nového zaměstnance a přijetí potřebných opatření ke zlepšení situace. Je třeba vzít v potaz, že nová práce představuje stres, který může člověka brzdit nebo jinak limitovat. Také prospěje zvážení životní situace (dojíždění, bydlení, finance a rodinná situace) a zamyšlení se nad typem osobnosti, který se projeví i zvládáním nové situace a rozdílným tempem adaptace. Tříměsíční zkušební lhůta dává šanci projevit své schopnosti i rozvážnějším typům zaměstnanců, kterým rozjezd trvá déle, nebo naopak poskytuje relativní dostatek času k tomu, aby byl odhalen člověk nehodící se pro svoji práci, nepoctivý nebo nespolehlivý. Pohovor s garantem by se měl zopakovat i po druhém měsíci práce. Další setkání je vhodné provést před koncem zkušební lhůty a projednat, jak bude spolupráce pokračovat (nebo zda skončí). Důležité je zhodnotit, jak se úkoly adaptace podařilo splnit, a nastavit další cíle rozvoje a směrování zaměstnance, projednat jeho podíl na budoucnosti organizace a posílit tak jeho sounáležitost se zaměstnavatelem. Další hodnotící pohovor by měl být po půl roce trvání práce a každý další opakovat po roce. Tříměsíční zkušební lhůta se u většiny organizací shoduje s trváním adaptačního procesu. Obecně však platí, že úplná adaptace v novém zaměstnání trvá dle náročnosti profese nejméně šest měsíců až jeden rok. Je proto výhodné v adaptačním plánu pokračovat i po skončení lhůty, třeba v méně intenzivním režimu, přizpůsobeném dle potřeby pracovního místa a zaměstnance.
Za vším hledej člověka
Adaptační proces stojí na kvalitním a promyšleném plánování a na dobré organizaci. Významnou roli v tomto procesu hraje lidský faktor, a to na několika frontách. Zaangažován je nejvyšší manažer v organizaci, který má poslední a rozhodné slovo při výběru zaměstnance a je prvním, kdo uvede nového člověka na pracoviště. Přímý nadřízený pracovník pak funguje jako garant čili odpovědná osoba za zapracování neboli pracovní adaptaci. Současně působí jako koordinátor celého procesu a napomáhá při začlenění do kolektivu a přizpůsobení se vztahům na pracovišti, a tedy napomáhá sociální adaptaci nového zaměstnance. Dalším článkem adaptačního řetězu může být zaměstnanec pověřený dohlížením na zaučování a získání potřebných znalostí a dovedností, a to buď zkušený kolega, mentor nebo školitel. Svoji roli hraje i personalista, jehož úkolem je participace na tvorbě adaptačního plánu a dále pomoc s adaptací na firemní prostředí a kulturu a zajištění potřebných externích školení pro zaměstnance. Důležitým úkolem personalisty je i zaškolování vedoucích pracovníků na řízení adaptačního procesu. Další významní lidé pro úspěšnou adaptaci jsou kolegové na pracovišti a v neposlední řadě hraje významnou roli sám nový zaměstnanec, kterému je tato péče určena. Ve výsledku záleží zejména na lidských a profesních kvalitách zúčastněných osob a na jejich schopnosti a ochotě novému člověku v týmu pomoci. Plánovitý a promyšlený adaptační program je velmi podstatný pro stabilizaci zaměstnance na nové pracovní pozici. Průběh prvních dnů a týdnů v novém zaměstnání je rozhodující pro formování a zejména pro setrvání zaměstnance v práci i po skončení zkušební doby. Je to důležité a citlivé období určující průběh další spolupráce. Při onboardingu je tedy třeba spojit síly, dát „hlavy dohromady“ a vytvořit zejména v období adaptace novému zaměstnanci takové podmínky, aby uspokojivě zvládl svoji práci, vžil se do systému mezilidských vztahů na pracovišti a přijal firemní kulturu zaměstnavatele.
Ing. Sabina Morawitzová