Zásady psaní e-mailu: zdvořile, stručně a výstižně
E-mail je jeden z nejčastěji používaných moderních způsobů komunikace. Práce s e-mailovou poštou tvoří běžnou součást dne většiny z nás. „Mejlování“ je jednoduché a rychlé, šetříme čas, peníze za poštovné i „naše lesy“. 
Díky chytrým telefonům a tabletům jsme online prakticky kdekoli a ke korespondenci můžeme využít i čas strávený v čekárně u lékaře či v dopravním prostředku. Na co bychom měli vždy pamatovat? Pracovní i soukromé dopisy dnes s oblibou řešíme elektronickou formou. Často zapomínáme ve shonu běžného dne za některé prvky, které činí e-mailovou komunikaci zdvořilou a stravitelnou pro příjemce. Pokud si osvojíme pravidla, jak srozumitelně psát a strukturovat elektronické zprávy, ušetříme čas a energii příjemcům i sami sobě. Nemusíme pak dodatečně vysvětlova
Jaké jsou hlavní zásady účinné a zdvořilé e-korespondence?
-
Vždy vyplňujte kolonku Předmět. Název by měl vystihovat hlavní sdělení. Obě strany pak snáze korespondenci dohledají v seznamu pošty i po delším čase.
-
Ve zprávě vždy používejte oslovení! Nezapomínejte příjmení příjemce skloňovat. Oslovení „pane Liška“ se považuje za neomalenost.
-
Za zdvořilejší platí Vážený pane Liško než Dobrý den, pane Liško. Nezapomínejte pozdrav a oslovení oddělovat čárkou.
-
Pište informace do těla e-mailu stručně a věcně, oddělujte text přehledně do odstavců. Hlavní informace shrňte ve dvou úvodních větách.
-
Vyhněte se sáhodlouhým e-mailům. Více témat či úkolů raději rozdělte do víc e-mailů s výstižným pojmenováním předmětu.
-
Na došlý e-mail reagujte nejpozději do týdne, nejlépe do tří dnů, a to způsobem Odpovědět než použitím funkce Nová zpráva.
-
Vždy komunikujte s chladnou hlavou. Pokud ve vás bouří emoce, vypište se, ale e-mail neodesílejte a uložte do konceptů. Poté, co se uklidníte, text před odesláním přeformulujte do neutrální a zdvořilé formy.
-
Pečlivě po sobě text přečtěte, zamyslete se nad tím, zda formulace nepůsobí dvojmyslně či ironicky.
-
Nezapomínejte používat slova prosím a děkuji, na konci se loučíte s pozdravem a uvedením celého jména.
-
V oficiální, úřední či profesní korespondenci je běžné a zdvořilé používat před či za jménem akademické tituly.
-
Zkontrolujte vždy po sobě pravopis! Použití funkce Automatická kontrola pravopisu nestačí.
-
Šetřete si emotikony neboli smajlíky pro blízké spolupracovníky, přátele a rodinu.
-
Používejte snadno čitelný font písma a dostatečnou velikost písmen, nejlépe deset nebo dvanáct.
-
V případě zaslání přílohy se vyplatí jako prevence zapomenutí napřed vložit přílohu a pak teprve psát zprávu.
-
V textu je třeba zmínit, jaké dokumenty v příloze posíláte. Pokud dáváte do kopie další osoby, je zdvořilé to hlavnímu příjemci ve zprávě sdělit.
-
Pokud dáváte do přílohy soubory větší než 1 MB, tak je buď zazipujte nebo uložte do některé z internetových úschoven.
-
Označení priority či vysoké důležitosti zprávy využívejte pouze v nejnaléhavějších případech.
-
Posílejte hromadné zprávy jen v nutném případě. Adresy více příjemců lze zveřejnit pouze v rámci vnitrofiremní komunikace či skupiny blízkých přátel. Při zasílání široké skupině příjemců, kteří se vzájemně neznají, je slušné adresy skrýt.
Pozor na SPAM!
Když ráno otevřete svoji e-mailovou schránku, virtuálně se na vás vysype množství nejrůznější korespondence. Mezi běžnou poštou nacházíte i obchodní nabídky, reklamní sdělení a donekonečna kolující vtipy a videa od bývalých kolegů či známých. Obecně spamem rozumíme nevyžádanou poštu, která může být obtěžující, ale i nebezpečná z důvodu zavirování počítače. Je to jedno z nejčastějších rizik elektronické komunikace. Lze se této informační invazi, zahlcující vaši poštovní schránku i mysl, bránit? Nejběžnější formou je softwarová ochrana, která více či méně úspěšně odfiltruje spamy ze schránky pro doručenou poštu. Nelegál
Sečteno, podtrženo...
E-mail je jednoduchou a rychlou cestou obchodního či osobního sdělení. Jejich vyřizováním často trávíme hodiny týdně. Vyplatí se proto psát zprávy i odpovídat uvážlivě, operativní záležitosti řešit či vysvětlit telefonicky, citlivé věci probírat spíše osobně. Pokud se podaří dodržet všechna pravidla slušné a věcné komunikace, je e-mail dobrým pomocníkem.
Ing. Sabina Morawitzová