Pracovní porada: Jak ji efektivně vést

2008-05-05 12:52:10, Michaela Pličková, Osobnostní rozvoj

Povýšili jste? Výborně. Jste rádi a postupně si zvykáte na novou kancelář a novou pracovní náplň. Bohužel, jednou z vašich nových povinností je vedení pracovních porad. Ale vy jste nikdy žádnou poradu nevedli a nejste si moc jistí, co přesně máte dělat. Jak vést pracovní meeting, abyste dosáhli úspěchu? To se dočtete v našem článku.

Existuje mnoho obecných zásad, jak vést pracovní poradu. Začínejte vždy včas, vždy mějte připravenou strukturu a také se ujistěte, že nikdo není například hladový. To všechno je určitě důležité. Ale nejpodstatnější věcí je, že máte určitý cíl, ke kterému chcete dospět a vy jste zodpovědný za to, zda se tak stane.

Jak efektivně se k tomuto cíli dostanete, zda si ho vypotíte sám, nebo si necháte pomoci od ostatních a prožijete příjemnou poradu, záleží na vás a na vašich schopnostech v pozici lídra.

Seznámíme se s několika tipy, jakým způsobem lze vést meeting.

1. Buďte jedním z nich

Velmi často se stává, že porada pod vedením nepříliš zkušeného vůdce sklouzne v jednostrannou přednášku. Pokud potřebujete zaměstnancům či kolegům pouze předat informace, uspořádejte školení. Na poradě využijte možnosti přímé komunikace a zpětné vazby.

Snažte se nezaujímat pozici „někoho výš“, nepůsobte přehnaně autoritativně a povýšeně. Tím lehce můžete přijít o popularitu. Budete lidem nesympatičtí a jen těžko se vám s nimi bude spolupracovat. Spíš se je pokuste naladit na stejnou vlnu a přesvědčit je, že váš cíl je i jejich cíl.

2. Pracujte ve skupině

Především na méně početných radách je velké riziko toho, že začnete diskutovat s jedním člověkem. Je možné, že mezi účastníky sedí váš kamarád, člověk s podobnými názory, dlouholetý rival či jen věčný remcal. Ti všichni vás mohou dostat do situace, kdy se bavíte s jedním člověkem a zbytek lidí se mezitím nudí.

Tím můžete velmi jednoduše ztratit kontinuitu meetingu a také tím klesá pozornost a motivace ostatních účastníků. Dávejte si na takové situace pozor. Osobní záležitosti si nechejte na později. Snažte se každému věnovat přiměřené množství času.

3. Připravte se

Budete-li na poradě řešit důležitý projekt, je dobré vědět, na čem jste. Zjistěte si co nejvíce informací. Také se pokuste zjistit, jak jsou na tom vaši spolupracovníci. Klidně jim zadejte domácí úkol. Nechte je popřemýšlet o problému. Můžete použít věty typu:

„Pane Nováku, byl bych moc rád, kdybyste do pondělní porady zapřemýšlel o tom novém projektu. Když si to každý předem promyslíme, budeme o to dříve hotovi“.

4. Motivujte

Na chvíli se zamyslete nad vlastními zkušenostmi. Chce-li se po vás na poradě nějaká aktivita, zapojujete se? Někdy ano a někdy ne? Z jakého důvodu? Bude to pravděpodobně souviset s vaší motivací.

V pozici vedoucího porady mějte vždy na paměti, že nejdůležitější součástí úspěšné porady není dobře připravená powerpointová prezentace, ani skvěle objasněná klíčová problematika, ale je to způsob, kterým komunikujete s ostatními a jak je motivujete.

Pokud po vašich kolezích chcete nápady a skutečné názory, musíte vytvořit příjemnou atmosféru. Oni musí mít pocit, že je posloucháte a že přemýšlíte o tom, co říkají. Dejte jim najevo, že záleží na tom, co si myslí.

Pokud se vám to podaří, ostatní budou mít dojem, že aktivní spoluprácí mohou něco změnit, že mají jistý rozhodovací vliv a o to víc se budou snažit.

Představili jsme si několik tipů, jak zvládnout roli vedoucího porady. Nejdůležitější a nejužitečnější radou je ale fakt, že ostatní lidé přemýšlí úplně stejně jako vy. Při vedení porady tedy jednoduše dělejte to, co byste ocenili v pozici „normálního“ účastníka porady vy.