Jak správně využívat elektronickou poštu

2008-05-09 11:27:16, redakce, Osobnostní rozvoj

Je součástí Vaší práce psaní e-mailů klientům či obchodním partnerům? Důležité je umět tento neosobní kontakt povýšit na příjemný způsob komunikace. Náš článek Vám poradí, jak toho docílit a přitom zachovat formální stránku e-mailu. Zaměříme se také na využití různých funkcí, které elektronická pošta nabízí.

Mějte profesionální adresu![V dnešní době se bez emailu neobejdete.](/poradna/img/2008/05/jak-spravne-vyuzivat-elektronickou-postu.jpg "V dnešní době se bez email

Mějte profesionální adresuV dnešní době se bez emailu neobejdete.

Vaše e-mailová adresa by měla být na první pohled dostatečně průhledná, dost komplikací totiž způsobuje už samotná absence diakritiky. Adresát z ní má být schopen vyčíst Vaše jméno, nejlépe i název firmy. Ideální je adresa typu jmeno.prijmeni@podnik.cz.

U menších firem či konkrétních zaměstnanců, kteří mají přímo komunikovat se zákazníky se také často před zavináčem používá pouhé křestní jméno. Taková adresa v podobě jmeno@podnik.cz pak vypadá osobněji a vstřícněji.

Odstrašujícími případy (pokud jde o část před zavináčem) jsou pak adresy typu petulka@seznam.cz či kocourek@tiscali.cz. Neutrální domény v druhé části mnoho firem, které nemají doménu vlastní, naopak běžně využívá.

Text pište věcně a přehledně

Snažte se, aby e-mail byl vždy jasný a srozumitelný. Sympatie druhé strany rozhodně nevzbudí jednolitý komplikovaný text. Využívejte proto spíše krátké stručné věty a jednotlivé záležitosti oddělujte odstavci pro lepší přehlednost.

Při psaní e-mailu zásadně používejte diakritiku. Jedinou výjimkou je, pokud posíláte e-mail do ciziny, kde se diakritika nezobrazí, a příjemci byste tak čtení Vaší zprávy značně ztížili.

Různé požadavky rozdělte do více e-mailů

Máte-li na srdci více zcela odlišných záležitostí, je vhodné uvažovat o jejich rozložení do několika tematických e-mailů. V jednom můžete například reagovat na dotaz druhé osoby ohledně Vaší prezentace, v jiném žádat o odsouhlasení přiložené nabídky, ve třetím navrhnout řešení nějakého problému atd.

Adresátovi tak dáte možnost řešit jednotlivé e-maily postupně a vybírat z nich podle důležitosti. Odpovědi Vám může druhá osoba zároveň postupně zasílat. Na vyřízení urgentních záležitostí pak budete čekat nejkratší možnou dobu.

Neopomínejte oslovení ani podpis

Stejně jako u klasického dopisu ani zde nevynechávejte oslovení, které slouží především k navození atmosféry, vyjádření postoje. Vhodnější než zcela neutrální „Dobrý den“ je použít např. „Milá slečno Nováková“, „Vážený pane řediteli“. Nevíte-li komu konkrétně e-mail dojde, použijte oslovení hromadné („Vážení“ apod.).

Doporučujeme využít možnosti nastavit si ve Vaší e-mailové schránce automatický podpis. Zadejte do něj své jméno, funkci, či oddělení, název podniku, poštovní adresu, Váš telefon (případně i pracovní mobil) a e-mail, webovou adresu firmy.

Vždy uvádějte předmět dopisu

Vynecháte-li kolonku předmět, může být e-mail (zvláště pokud má přílohu) považován za nositele viru nebo spam. Pro zvýšení důvěryhodnosti Vaší zprávy proto předmět vždy udávejte. Snažte se jím stručně a jasně vystihnout podstatu celého sdělení (např. Cenová kalkulace naší nabídky).

K čemu slouží kopie e-mailů?

Při posílání elektronické pošty máte možnost zadat dva typy kopií Vaší zprávy:

1.Skrytá kopie (Bcc) – E-mail je rozeslán na více zadaných adres najednou. Žádnému příjemci se však adresy ostatních příjemců nezobrazí. Skryté kopie je tedy vhodné využít například při posílání informačních e-mailů Vašim klientům. 2. Kopie (Cc) – Rozešlete-li zprávu více adresátům v neskryté kopii, vidí každý z nich i e-mailové adresy ostatních příjemců. Dobré je této funkce využít například při svolávání pracovní schůzky apod.

V čem mohou pomoci funkce Odpovědět a Přeposlat?

Potřebujete na přijatý e-mail stručně odpovědět a zároveň mít jistotu, že si bude dotyčný pamatovat, oč jde? K tomu je jako stvořená možnost Odpovědět, díky které se v okně pro Vaši reakci zároveň zobrazí celý přijatý text. V něm si pak druhá osoba snadno připomene či přesně dohledá, co Vám napsala.

Přijde-li Vám e-mail se zajímavým textem, můžete ho snadno Přeposlat další osobě. V přeposílaném textu však zanechte pouze podstatné informace, vše ostatní (oslovení, rozloučení, ...) smažte. Třetí osoba přeci nemusí být zasvěcena do vztahu mezi Vámi a původním odesílatelem.

Jak využívat přílohy

Přílohy e-mailů slouží k posílání čehokoli, co lze zabalit do podoby souboru (datové soubory, fotografie, zvukové klipy apod.). Při jejich posílání nezapomeňte, že příloha větší velikosti často způsobuje problémy uživatelům s pomalým internetovým připojením.

E-maily s přílohou mohou být také přenašeči virů. Pro bezpečné psaní a přijímání e-mailů s přílohou Vám pomůže několik následujících tipů:

Pravidlo číslo jedna elektronické obchodní korespondence je mít průhlednou pracovní e-mailovou adresu. Text pište vždy věcně, srozumitelně a jednotlivé záležitosti přehledně oddělujte odstavci. Nevynechávejte vhodné oslovení a podpis. Pokaždé zadejte předmět e-mailu a v průvodním textu avizujte všechny přílohy.